轉載-3原則4技巧,速戰速決開完會


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轉載-3原則4技巧,速戰速決開完會

文章L-archi » 2008 3月 05 (週三) 10:20 pm



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3原則4技巧,速戰速決開完會


開會,是組織內公認最浪費時間的活動之一。開會一小時的成本,等於每一個與會者的時薪總和,而這還不包括與會者出席時間的機會成本在內。因此,會議的成本經常比會議所能帶來的利潤高出很多。以下3項基本原則和4個開會技巧,可有助於減少會議時間的浪費:

原則1:取消不必要的會議

或許你早就感覺到,某些會議根本毫無效用,甚至是沒必要特別花時間開會討論的。因此,提升會議效率首先要做的就是,依據你擁有的權限,取消所有不必要的會議。

原則2:儘量縮短時間

如果一定要開會,應儘量縮短時間。議程決定後,先估計會議所需時間,再將結束時間寫在會議通知上,並嚴格遵守,只可提前結束,不可超過預定時間。對不要養成一開會就耗去整個早上或下午的習慣。

原則3:排除不必要的與會人士

會議並不是愈多人出意見愈好,不是絕對必要參與會議的人,就應加以排除。假使需要他們提供協助,可事先請教他們。

做到上述3個原則後,若再利用以下4個技巧,做好會議前的準備工作,將使會議進行得更順暢:

技巧1:按重要性排定議程

安排議程時,應依照議題的重要性,安排討論的先後順序。根據80/20法則,即使沒時間討論完所有議題,但完成前面20%的議題,就幾乎解決了80%的問題。

技巧2:會前提供參考資料

盡可能在會前就把會議資料發給與會人員,讓他們在開會前就能事先閱讀資料,以免開會時再花時間看。而由於預先閱讀了資料,與會者便能在開會時,有系統地提出事先整理好的意見。

技巧3:事先整理解決方案

大多數人是被動的,即使事先發給討論議題,也少有人做準備。因此,會議主持人最好事先請相關人員整理出所要討論議題的解決方案,以及每個方案的利弊得失。否則,等到開會時再請每個人當場花時間思考,不但會延誤會議進度,甚至還有可能因時間不夠,而得拖到下次會議才能決議。

技巧4:準時開會

許多會議都染上了於開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。這種惡習持續一段時間後,將繼續惡化,從10分鐘延到15、20分鐘,導致原本準時的人,也會養成晚到的習慣,因為大家都知道,就算準時到,也還是要等別人。碰到這種狀況,「準時開會」就是最好的解決之道,可讓經常遲到的人感到不好意思,主動改善遲到的壞習慣。

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