轉載-公文之類別、用法、用語及「函」注意事項


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轉載-公文之類別、用法、用語及「函」注意

文章Archi » 2008 5月 19 (週一) 2:16 pm



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公文之類別及用法如下:

公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種。

(一)令:公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。

(二)呈:對總統有所呈請或報告時使用。

(三)咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。

(四)函:各機關處理公務及民眾與機關間之申請與答復時使用。

(五)公告:各機關就主管業務,向公眾或特定對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。

(六)其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如:

1、書函:

(1)於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時使用。

(2)適用範圍較函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不如函之正式性。

2、開會通知單:召集會議時使用。

3、公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知、協調等得以電話簡單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,得將通話紀錄作成兩份,並經發話人簽章,以一份送達受話人簽收,雙方附卷,以供查考。

4、其他:手令或手諭、簽或報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書、執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖等及其他定型化處理之公文,依公務性質及處理方式等使用之。

四十五、公布法律、發布法規命令及人事命令:

(一)公布法律、發布法規命令之令文得不分段,敘述時動詞一律在前。但多種法律之制定完成廢止,同時公布時,得併入同一令內處理;法規命令之發布亦同。

(二)發布令之發布方式,得以公文分行或登載於政府公報或新聞紙,並得於機關電子公布欄公布。

(三)人事命令分為任免、遷調、獎懲三種,格式由人事主管機關訂定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。

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文章Archi » 2008 5月 19 (週一) 2:17 pm

公文用語規定如下:

(一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「查照」、「鑒察」、「鑒核」、「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等,應敘入「主旨」段,不得在「說明」、「辦法」段內重複。

(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。

(三)直接稱謂用語:

1、機關間有隸屬關係者:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。

2、機關間無隸屬關係者:對上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱「本」。

3、對機關首長:上級對下級稱「貴」,自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,自稱「本」。

4、機關(或首長)對屬員稱「台端」。

5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「台端」、「君」;對團體稱「貴」,自稱「本」。

6、行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關」或「貴單位」。 

(四)間接稱謂用語:

1、對機關、團體稱全銜或簡銜,如一再提及,得稱「該」,對職員稱「職稱」。

2、對個人稱「先生」、「女士」或「君」。
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文章Archi » 2008 5月 19 (週一) 2:17 pm

「函」之製作要領如下:

(一)文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字。

(二)文句應正確使用標點符號。

(三)轉敘來文,避免層層套敘,祗摘述要點。

(四)應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。

(五)應使用語氣肯定、詞句堅定、互相尊重之語詞。

(六)函的結構,一律採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。案情簡單可用「主旨」一段完成者,勿硬性分割為二段、三段;「說明」、「辦法」二段段名,均得因事、因案加以活用。

「函」之分段要領如下:

(一)「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼要。訂有辦理或復文期限者,應在「主旨」內敘明。

(二)「說明」:當案情必須就事實、來源或理由作較詳細之敘述,無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段名,得視公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。

(三)「辦法」:向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段段名,得因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。

(四)各段規格:

1、每段均標明段名,段名之上不冠數字,段名之下加冒號「:」。

2、「主旨」一段不分項,文字緊接段名冒號之下書寫。

3、「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫;如分項條列,應另列縮格書寫,項目次序如下:一、二、三、...,(一)(二)(三)...,1、2、3、...,(1)(2)(3)...。

4、「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時,應編列為附件。

「公告」製作要領如下:

(一)一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。

(二)文字必須加註標點符號,並應注意公告之時效及刊登期限。

(三)內容應簡明扼要,各機關來文日期、文號,不必在「公告」內層層套用;會商研議過程也不必在公告內敘述。

(四)結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明)三段,段名之上不冠數字,分段數應加以活用,可用「主旨」一段完成者,不必勉強湊成二段、三段。

(五)登載時,應用較大字體簡明標示公告之目的,免署機關首長職稱、姓名。

(六)一般工程招標或標購物品等公告,得用定型化格式,免用三段式。

(七)凡在機關公布欄張貼之公告,必須蓋用機關印信,於「公告」二字右側空白位置蓋印,以免字跡模糊不清。

「公告」分段要領如下:

(一)「主旨」:為全文精義,應扼要敘述目的及要求。「主旨」之文字緊接段名冒號之下書寫。

(二)「依據」:敘明公告事項所依據之有關法規名稱及條文或機關來函,非必要,不敘明來文日期、字號。有兩項以上依據者,每項應冠數字,並分項條列,另列縮格書寫。

(三)「公告事項」(或說明):為公告之主要內容,必須分項條列,冠以數字,另列縮格書寫,如內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由時,得改用「說明」為段名。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時,僅需提到參閱「某某文件」,公告事項內不必重複敘述。

其他公文製作要領如下:

(一)書函之結構及之文字用語比照「函」的規定。

(二)定型化表單之格式由各機關自行訂定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。

(三)製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定:

1、分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(一)、(二)、(三)……,1、2、3、……,(1)、(2)、(3)。

2、內文:

(1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

(2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
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文章Archi » 2008 5月 19 (週一) 2:18 pm

各類公文之處理時限如下:

(一)一般公文:

1、最速件:一日。

2、速件:三日。

3、普通件:六日。

4、限期公文:

(1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。

(2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件處理時限辦理。

(3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。

5、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件。

6、專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,各機關得視事實需要自行訂定。

(二)立法委員質詢案件:依據「立法院職權行使法」及「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理。

(三)人民申請案件:應按其性質,區分類別、項目,分定處理時限,予以管制。

(四)人民陳情案件:依據「行政程序法」第七章及「行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。

(五)訴願案件:應依「訴願法」之規定辦理。

前項第一款處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確實區分,各級人員應詳加審核;來文之處理速別與公文性質不符者,得經由收文單位之主管或指定之授權人員核定後,調整來文處理速別。

第一項各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、訴願案件、人民申請案件,均不含假日。

各類公文處理時限之計算標準如下:

(一)一般公文發文使用日數:

1、答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各單位會辦、會簽、會稿時間)所需日數扣除假日,為發文使用日數。

2、彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。

3、併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。

4、創稿案件:

(1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。

(2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。

(3)直接辦稿案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。

5、限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日數:

(1)未逾來文所訂期限,而實際處理日數超過六日者,以六日計算;未超過六日者,以實際處理日數計算。

(2)逾越來文所訂期限者,依實際處理日數計算。

(3)處理限期公文過程產生之彙(併)辦案件,於全案辦結時,以存查公文計算。

送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收到之日止,期間得予扣除。

(二)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件:

1、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。

2、人民申請案件因不合法定程式或手續時,主辦單位應詳細說明,一次通知補正。通知補正或因適用法令疑義而層轉核釋者,從其通知、函轉之日起,至補件、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。

3、人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者,自其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。

4、訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通知訴願人於二十日內補正者,其時效自訴願補正程式的次日起算。

(三)處理時限,除以時為計算基準者,以一小時為計算單位外,以半日為計算基準,未滿半日,以半日計算,超過半日未滿一日,以一日計算;其區分基準為中午一時。

(四)處理時限之計算,除以時為計算單位者,自收文之時起算外,其餘一律以收文之次日起算;但收文當日辦結者,以半日計算。

前項各款案件各階段之處理時間,因註記不明確或未註記者,一律以該階段最長時間認定。

承辦人員於辦稿時,處理附件之注意事項:

1.附件請檢點清楚,隨稿附送。

2.附件有二種以上時,請分別標示附件一、附件二、...。

3.受文者為二個以上且所附附件不同時,應分別裝訂並以附件條標示受文者名稱。

4.發文附件宜盡量用電子文件,其附件檔案應採A4格式製作,檔案大小以1MB為限,頁數以不超過20頁為原則。
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